¿Cómo hacer una factura?: Generador de facturas

Generar una factura es un proceso muy simple si se cuenta con una plantilla que seguir. Es por eso que además de ofrecerte información sobre cómo puedes hacerla, ponemos a tu disposición nuestro generador de facturas. Esta herramienta hará por ti los cálculos y te dará un formato de factura adaptable para cubrir todas tus necesidades. Independientemente, si quieres resolver todas tus dudas sobre las facturas en España como ¿cómo hacer una factura intracomunitaria?, ¿qué debe incluir un autónomo en una factura? o ¿cómo calcular el IVA de una factura? aquí encontraras las respuestas,

¿Cómo hacer facturas en excel?

Para hacer facturas en Excel, puedes seguir estos pasos:

1. Abre Microsoft Excel y crea un nuevo archivo en blanco.
2. En la primera fila, crea encabezados para los detalles de la factura, como "Número de factura", "Fecha", "Cliente", "Descripción", "Cantidad", "Precio unitario", "Total", etc. Asegúrate de tener suficientes columnas para todos los detalles necesarios.
3. A continuación, en la segunda fila, puedes comenzar a ingresar los datos específicos de la factura. Por ejemplo, en la columna "Número de factura", puedes ingresar el número correspondiente.
4. En la columna "Fecha", ingresa la fecha en la que se emitió la factura.
5. Luego, en la columna "Cliente", ingresa el nombre del cliente o la información del cliente al que se le está enviando la factura.
6. En la columna "Descripción", ingresa una breve descripción de los productos o servicios que se están facturando.
7. En la columna "Cantidad", ingresa la cantidad de productos o servicios que se están facturando.
8. En la columna "Precio unitario", ingresa el precio unitario de cada producto o servicio.
9. En la columna "Total", utiliza una fórmula para calcular el total para cada línea de la factura. Puedes multiplicar la cantidad por el precio unitario utilizando una fórmula como "=Cantidad * Precio unitario".
10. Continúa ingresando los detalles de la factura en filas adicionales según sea necesario.
11. En la parte inferior de la tabla, puedes calcular el total general de la factura utilizando una fórmula. Por ejemplo, puedes utilizar "=SUMA(Total)" para sumar todos los valores en la columna "Total".
12. Puedes aplicar formatos adicionales a tu factura, como formato de moneda, alinear los datos, agregar bordes, etc.
13. Finalmente, guarda tu archivo de Excel como una plantilla de factura o como un archivo separado para cada factura generada.

Las demás veces que necesites utilizar un modelo de factura, puedes personalizarla según tus necesidades específicas y agregar funciones adicionales si lo deseas.

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¿Cómo hacer una factura de autónomo?

Para hacer una factura como autónomo, debes seguir los mismos pasos que para generar cualquier factura, simplemente que la información de quien emite la factura serán tus datos como autónomo.

Para generar una factura online gratis puedes utilizar nuestra plantilla completándola con la información correspondiente. Una vez hayas creado tu factura como autónomo puedes descargarla, enviarla, guardarla en tu ordenador o imprimirla.

Ejemplo de facturas:

Ejemplo de factura con recargo de equivalencia

Para los comerciantes minoristas es obligatorio el regimen especial de IVA con recargo de equivalencia. Esto quiere decir que además de añadir el porcentaje del IVA correspondiente, deben añadir un porcentaje extra correspondiente:

• 21% de IVA: recargo del 5,2%.
• 10% de IVA: recargo del 1,4%.
• 4% de IVA: recargo del 0,5%.

Vamos a verlo mejor con un ejemplo, digamos que tenemos que hacer una factura con una base imponible de 1.000€:

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Total de la base imponible: 1.000€

IVA 21%: 210€

R.E 5,2%: 52€

TOTAL: 1.262€

Ejemplo de factura a Canarias

Canarias, Ceuta y Melilla tienen impuestos diferentes, por lo que una factura dirigida a una empresa en las Islas Canarias deberá hacerse conforme a estos impuestos. Para Canarias necesitarás hacer una factura con IGIC, que es el impuesto correspondiente al IVA en las islas.

Se diferencian dos casos:

• Venta de productos: La parte vendedora tiene que declarar a Hacienda que va a emitir factura sin IVA como exportación, esto se hace a través del modelo 303 y 390.
• Venta de servicios: El IVA se aplicará según si se lleva a cabo el servicio para un particular o para una empresa.
  • Empresa a particular: Aplica el IVA peninsular en la mayoría de los casos, con la excepción de las telecomunicaciones, radiodifusión o televisión y servicios por vía electrónica a las que aplicará el IGIC.
  • Empresa a empresa: En este caso no aplica el IVA sino que siempre se facturará con IGIC, siendo la parte compradora quien asume el pago del impuesto.

Por ello, un ejemplo de factura desde una empresa a otra empresa situada en las Islas Canarias, siempre que sea por la venta de servicios se verá en su suma tal que así (con un ejemplo de 1.000€ y el tipo general del IGIC):

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Total de la base imponible: 1.000€

IGIC 7%: 70€

TOTAL: 1.070€

Modelo de factura rectificativa

Una factura rectificativa es un documento que se utiliza para modificar o corregir una factura emitida con anterioridad. Ya sea para reflejar cambios en el precio, los datos, impuestos aplicables, la cantidad o incluso recuperar el IVA de una factura impagada. Debe contener la referencia a la factura original y la explicación de las correcciones realizadas.

Existen ciertos requisitos que debe cumplir una plantilla de factura rectificativa, como:

• Debe quedar constancia que se trata de una factura rectificativa en el documento.
• Se debe describir el motivo de la rectificación, el cual se puede añadir en el concepto.
• Se debe identificar a través de ciertos datos cuál es la factura o facturas que se están rectificando.
• Debe tener una secuencia numérica diferente al resto de facturas originales por ejemplo con la letra “R” delante del número de factura.
• Además de esto, también debe cumplir los mismos requisitos que una factura normal.

Para verlo con un ejemplo de factura rectificativa:

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Número de factura original: FA2023-002
Fecha de la factura original: 15 de mayo de 2023

Fecha de emisión de la factura rectificativa: 7 de junio de 2023

Emisor:
Nombre: Empresa XYZ S.L.
Dirección: Calle Principal, 123
Código Postal: 54321
Ciudad: Ciudad Ejemplo
NIF: A12345678

Receptor:
Nombre: Cliente ABC S.A.
Dirección: Avenida Principal, 123
Código Postal: 12345
Ciudad: Ciudad Receptor
NIF: B87654321

Descripción de los cambios:

1. Modificación de la cantidad:
   • Producto: Producto 1
   • Cantidad original: 10 unidades
   • Cantidad modificada: 8 unidades
2. Modificación del precio unitario:
   • Producto: Producto 2
   • Precio unitario original: 50,00 EUR
   • Precio unitario modificado: 45,00 EUR
3. Eliminación de un producto:
   • Producto: Producto 3
4. Adición de un producto:
   • Producto: Producto 4
   • Cantidad: 5 unidades
   • Precio unitario: 20,00 EUR

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Factura intracomunitaria con IVA

En una factura intracomunitaria, el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) se trata de manera especial debido a la naturaleza de la transacción entre países de la Unión Europea (UE).

Cuando se emite una factura intracomunitaria, es decir, una factura por una transacción comercial entre dos empresas ubicadas en diferentes países de la UE, se aplican las siguientes reglas:

1. Exención del IVA: La operación puede estar exenta de IVA si ambas empresas están registradas para el IVA intracomunitario y cumplen con ciertos requisitos. En este caso, el IVA no se cobra ni se paga en la factura y se realiza una declaración informativa (modelo 349 en España) para informar sobre la operación.
2. Autoliquidación del IVA: En algunos casos, especialmente cuando se trata de ciertos servicios, la empresa receptora del servicio debe realizar la autoliquidación del IVA en su país de origen. Esto significa que la empresa receptora deberá declarar y pagar el IVA correspondiente a las autoridades fiscales de su país, incluso si el proveedor no le ha cobrado el impuesto en la factura.

Es importante tener en cuenta que las normas y regulaciones del IVA intracomunitario pueden variar en cada país de la UE. Por lo tanto, es recomendable consultar con un experto fiscal o contable, o verificar la normativa específica del país en cuestión, para asegurarse de cumplir con las obligaciones fiscales adecuadas en una factura intracomunitaria.

Veamos un ejemplo de factura intracomunitaria con IVA:

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Factura Intracomunitaria N° 002-2023

Fecha: 8 de junio de 2023

Datos del emisor:
Nombre: Empresa XYZ
Dirección: Calle Principal, N° 123
Ciudad: Ciudad Ejemplo
Código Postal: 12345
NIF: ES123456789

Datos del cliente:
Nombre: Cliente ABC
Dirección: Rue Principale, N° 456
Ciudad: París
Código Postal: 75001
NIF: FR0987654321

Descripción de los bienes/servicios:
Descripción: Suministro de productos electrónicos
Cantidad: 10 unidades
Precio unitario: 100€
Total sin IVA: 1,000€
Tipo de IVA: 21%
IVA: 210€
Total con IVA: 1,210€

Detalles adicionales:
Número de registro de operador intracomunitario del emisor: ESX123456789
Número de registro de operador intracomunitario del cliente: FRX0987654321

Observaciones:
Esta factura se emite en virtud del régimen de operaciones intracomunitarias. El cliente es responsable de autoliquidar el IVA correspondiente en su país de residencia, de acuerdo con la normativa fiscal vigente.

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Recuerda que este es solo un ejemplo y que debes adaptar la información según tus necesidades y las regulaciones fiscales en vigor.

Ejemplo de factura con régimen especial agrario

Aquí tienes un ejemplo de una factura con el régimen especial agrario en España:

Número de factura: FA2023-001
Fecha: 7 de junio de 2023

Emisor:
Nombre: Agricultor S.A.
Dirección: Calle del Campo, 123
Código Postal: 12345
Ciudad: Ciudad Agrícola
NIF: A12345678

Receptor:
Nombre: Comercializadora Frutas y Verduras S.L.
Dirección: Avenida del Mercado, 456
Código Postal: 54321
Ciudad: Ciudad Comercial
NIF: B87654321

Descripción de los productos/servicios:

1. Suministro de frutas y verduras frescas
   • Cantidad: 500 kg de tomates
   • Precio unitario: 2,00 EUR/kg
   • Importe: 1.000,00 EUR
2. Servicio de transporte
   • Descripción: Transporte de productos agrícolas desde el campo a la empresa
   • Precio: 150,00 EUR

Total sin IVA: 1.150,00 EUR

Impuestos:

• IVA aplicable: 10%
• Base imponible: 1.150,00 EUR
• Importe del IVA: 115,00 EUR

Total con IVA: 1.265,00 EUR

Ejemplo de factura recapitulativa

Una factura recapitulativa es aquella en la que se añaden varias operaciones que se hayan dado en un mismo mes natural. Es decir, cuando una empresa o autónomo haya vendido varios pedidos o realizado diversos servicios durante un mes a un mismo cliente, agrupa todos estos en una misma factura. Esta factura se debe emitir como muy tarde el último día del mes natural.

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Factura Recapitulativa N° 003-2023

Fecha: 8 de junio de 2023

Datos del emisor:
Nombre: Empresa XYZ
Dirección: Calle Principal, N° 123
Ciudad: Ciudad Ejemplo
Código Postal: 12345
NIF: 1234567890

Datos del cliente:
Nombre: Cliente ABC
Dirección: Avenida Secundaria, N° 456
Ciudad: Ciudad Ejemplo
Código Postal: 54321
NIF: 0987654321

Descripción de los bienes/servicios:
En esta factura recapitulativa se resumen los servicios prestados durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2023 y el 31 de enero de 2023. A continuación se detallan los servicios y cantidades correspondientes:

• Servicio 1: Desarrollo de software
  Cantidad: 10 horas
  Precio unitario: 100€ por hora
  Subtotal: 1.000,00€
• Servicio 2: Mantenimiento de sistemas
  Cantidad: 5 horas
  Precio unitario: 80€ por hora
  Subtotal: 400,00€

Total sin IVA: 1.400,00€

IVA (21%): 294,00€

Total con IVA: 1.694,00€

Observaciones:
Esta factura recapitulativa se emite para consolidar los servicios prestados durante el periodo mencionado. Agradecemos su confianza y quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional.

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Ejemplo de factura con varios descuentos

Una factura con descuento es aquella en la que se realiza una reducción a la base imponible. La base imponible es el precio de la factura antes de añadir los impuestos respectivos al producto o servicio que se está facturando. Por ejemplo:

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Factura N° 004-2023

Fecha: 8 de junio de 2023

Datos del emisor:
Nombre: Empresa XYZ
Dirección: Calle Principal, N° 123
Ciudad: Ciudad Ejemplo
Código Postal: 12345
NIF: ES123456789

Datos del cliente:
Nombre: Cliente ABC
Dirección: Avenida Secundaria, N° 456
Ciudad: Ciudad Ejemplo
Código Postal: 54321
NIF: ES0987654321

Descripción de los bienes/servicios:
Descripción: Productos electrónicos
Cantidad: 5 unidades
Precio unitario: 100€
Subtotal: 500€

Descuentos aplicados:

• Descuento por promoción: 10%
  Cantidad del descuento: 50€
• Descuento por cliente habitual: 5%
  Cantidad del descuento: 22,50€

Total antes de impuestos: 427,50€

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) al 21%: 89,78€

Total con impuestos: 517,28€

Observaciones:
Esta factura cumple con la normativa fiscal vigente en España. Agradecemos su preferencia y esperamos que disfrute de su compra. Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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¿Cómo desglosar el IVA de una factura?

1. Identifica el porcentaje de IVA aplicable. Esto puede variar según el país y el tipo de bien o servicio que estés facturando. Por ejemplo, en España el porcentaje de IVA estándar es el 21%.
2. Calcula la cantidad de IVA. Para ello, multiplica el total de la factura (sin incluir el IVA) por el porcentaje de IVA aplicable. Por ejemplo, si el total de la factura es de 100€ y el porcentaje de IVA es del 21%, el cálculo sería: 100 * 0,21 = 21€.
3. Desglosa el IVA en la factura. Añade una línea separada en la factura para mostrar la cantidad correspondiente al IVA. Indica claramente la cantidad del IVA y el porcentaje aplicado. Por ejemplo, puedes incluir una línea que diga "IVA: 21€ (21%)".
4. Calcula la suma total incluyendo el IVA. Suma la cantidad total de la factura (sin incluir el IVA) y el IVA para obtener el total final que el cliente debe pagar. Por ejemplo, si la suma total sin IVA es de 100€ y el IVA es de 21€, el total incluyendo el IVA sería de 121€.
5. Asegúrate de proporcionar una descripción detallada de los bienes o servicios facturados, incluyendo sus precios unitarios y cantidades. Esto ayudará a tu cliente a comprender cómo se ha calculado el total y el IVA.

¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo?

Si te preguntas ¿puedo generar factura como persona natural? debes saber que en España, es posible emitir facturas sin ser autónomo, siempre y cuando cumplas con ciertos requisitos. Aquí te indico los pasos para hacer una factura sin ser autónomo:

1. Obtén un número de identificación fiscal (NIF): Para emitir una factura en España, necesitarás tener un NIF. Si no tienes un NIF como autónomo, puedes obtener un NIF como persona física. Puedes solicitarlo en la Agencia Tributaria española (AEAT) completando el formulario correspondiente.
2. Registra tus actividades: Debes asegurarte de que las actividades que realizas están permitidas para ser facturadas sin ser autónomo. Algunas actividades, como la venta de bienes usados, servicios profesionales esporádicos o la venta de artículos hechos a mano, pueden estar exentas de la obligación de darse de alta como autónomo.
3. Emitir la factura: Puedes crear una factura utilizando plantillas de facturas disponibles en línea o puedes elaborarla manualmente. La factura debe incluir tu información personal, incluyendo tu nombre completo, dirección y número de NIF. También debes incluir los datos del cliente, la fecha de emisión, una descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados, el precio unitario, la cantidad y el importe total. Además, si aplicable, debes desglosar el IVA correspondiente. Para facilitar este paso puedes utilizar nuestro generador de facturas.
4. Pago de impuestos: Asegúrate de tener en cuenta tus obligaciones fiscales. Dependiendo de los ingresos generados y las actividades realizadas, puede ser necesario declarar y pagar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Es importante consultar con un asesor fiscal o contable para asegurarte de cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.

¿Cómo calcular la base imponible de una factura con IVA e IRPF?

Para calcular la base imponible de una factura que incluye tanto el IVA como el IRPF debes:

1. Determina el importe total de la factura: Este es el total que se va a facturar, incluyendo el IVA.
2. Calcula el importe del IVA: Utiliza el porcentaje de IVA correspondiente para calcular el importe del impuesto. Por ejemplo, si el porcentaje de IVA es del 21%, multiplica el importe total de la factura por 0,21 para obtener el importe del IVA. Importe del IVA = Importe total de la factura * Porcentaje de IVA.
3. Resta el importe del IVA del importe total de la factura para obtener la base imponible: La base imponible es la cantidad neta de la factura antes de aplicar el IVA. Base imponible = Importe total de la factura - Importe del IVA.
4. Calcula el importe del IRPF: Si se aplica un porcentaje de retención de IRPF en la factura, deberás calcular el importe correspondiente. Multiplica la base imponible por el porcentaje de retención del IRPF para obtener el importe del impuesto. Importe del IRPF = Base imponible * Porcentaje de retención de IRPF.
5. Resta el importe del IRPF de la base imponible para obtener la base imponible después de aplicar el IRPF: Base imponible después del IRPF = Base imponible - Importe del IRPF.

¿Cómo generar una factura para un proveedor extranjero?

Para generar una factura con IVA para empresa no residente, debes seguir estos pasos:

1. Obtén la información necesaria del proveedor extranjero: Asegúrate de tener los detalles precisos del proveedor, como su nombre completo o nombre de la empresa, dirección, número de identificación fiscal (si aplica en su país) y cualquier otro dato relevante que se requiera en la factura.
2. Verifica las regulaciones fiscales: Investiga y comprende las regulaciones fiscales y los requisitos específicos para emitir una factura internacional desde España. Puedes consultar con la Agencia Tributaria española o buscar orientación de un asesor fiscal para asegurarte de cumplir con todas las normativas.
3. Crea la factura: Utiliza una plantilla de factura o crea una factura personalizada que cumpla con los requisitos legales tanto en España como en el país del proveedor extranjero. Asegúrate de incluir los elementos esenciales de una factura, como los datos de ambas partes, la descripción de los bienes o servicios, las fechas, los cantidades de dinero, el tipo de cambio (si corresponde), etc.
4. Incluye los detalles de pago: Indica claramente los detalles de pago, como los datos bancarios internacionales o cualquier otra forma de pago aceptada por el proveedor. Si es necesario, aclara los términos y condiciones de pago, como plazos, moneda de pago, etc.
5. Aplica el IVA y los impuestos pertinentes: Verifica si es necesario aplicar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) u otros impuestos en la factura, dependiendo de la naturaleza de los bienes o servicios y los acuerdos fiscales entre España y el país del proveedor extranjero. Asegúrate de seguir las regulaciones fiscales correspondientes para el cálculo y la aplicación de los impuestos.
6. Incluye los datos de aduana (si aplica): Si la factura se relaciona con bienes que atraviesan las fronteras, es posible que debas proporcionar información adicional relacionada con aduanas, como números de referencia, códigos de clasificación arancelaria, descripciones detalladas de los bienes, etc. Consulta las regulaciones aduaneras y comerciales para determinar qué información es necesaria.
7. Utiliza el idioma adecuado: Si bien el idioma oficial de España es el español, es posible que debas generar la factura en el idioma del proveedor extranjero o en un idioma acordado entre las partes. Asegúrate de que la factura sea comprensible para el proveedor y cumpla con los requisitos legales pertinentes.
8. Almacena una copia de la factura: Guarda una copia de la factura emitida para el proveedor extranjero en tus registros. Mantén todos los documentos relacionados con la transacción de acuerdo con las regulaciones fiscales locales.

¿Cómo generar una factura electrónica?

Para generar una factura electrónica, puedes seguir estos pasos generales:

1. Obtén un software de facturación electrónica: Puedes utilizar un software de facturación electrónica específico o utilizar una plataforma en línea que te permita generar facturas electrónicas. Hay varias opciones disponibles en el mercado, tanto gratuitas como de pago.
2. Regístrate y configura tu cuenta: Si utilizas una plataforma en línea, deberás registrarte y configurar tu cuenta. Esto generalmente implica proporcionar información sobre tu empresa, como el nombre, dirección, número de identificación fiscal, entre otros detalles necesarios para la facturación.
3. Crea un cliente o selecciona uno existente: Ingresa los datos del cliente para quien estás generando la factura. Esto incluye su nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
4. Agrega los detalles de la factura: Ingresa los detalles específicos de la factura, como la fecha de emisión, el número de factura, los productos o servicios proporcionados, las cantidades, los precios unitarios y los impuestos correspondientes. Asegúrate de cumplir con los requisitos fiscales y legales de tu país.
5. Calcula los totales: El software de facturación electrónica generalmente calculará automáticamente los totales, incluyendo el subtotal, los impuestos, descuentos u otros cargos adicionales.
6. Incluye los datos fiscales: Dependiendo del país, es posible que se requiera incluir información adicional en la factura electrónica, como el tipo de impuesto aplicado, el número de identificación fiscal de tu empresa y del cliente, entre otros.
7. Personaliza el diseño de la factura: Puedes personalizar el diseño de la factura electrónica con tu logotipo, colores de marca y otros elementos visuales para reflejar la identidad de tu empresa.
8. Guarda y envía la factura: Una vez completada la factura electrónica, guárdala en formato electrónico y envíala a tu cliente. El software de facturación electrónica generalmente te ofrecerá opciones para enviarla por correo electrónico, descargarla como archivo PDF u otros formatos compatibles.

¿Cómo hacer una factura sin IVA?

En una factura sin IVA debes incluir:

1. Encabezado de la factura: Incluye tus datos como vendedor y los datos del cliente a quien le estás emitiendo la factura. Incluye el nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal de ambas partes.
2. Número y fecha de la factura: Asigna un número único a la factura y especifica la fecha en que se emite.
3. Descripción de los productos o servicios: Enumera los productos o servicios que estás proporcionando al cliente. Describe claramente cada uno de ellos, indicando la cantidad y el precio unitario. Puedes agrupar los ítems si es necesario.
4. Cálculo del subtotal: Calcula el subtotal sumando los precios de los productos o servicios antes de impuestos.
5. Indicar que la factura está exenta de IVA: Es importante incluir una mención explícita de que la factura está exenta de IVA. Puedes agregar una frase como "Factura exenta de IVA según (indicar la normativa legal o motivo de la exención)".
6. Total de la factura: Si no hay ningún otro impuesto o cargo adicional, el total de la factura será igual al subtotal.
7. Otros datos relevantes: Es posible que debas incluir otros datos en la factura, como tu número de identificación fiscal, detalles de la transacción, condiciones de pago, etc.
8. Firma y envío de la factura: Firma la factura como vendedor y envíala al cliente. Puedes enviarla por correo electrónico o entregarla en formato impreso, según las preferencias y acuerdos con el cliente.

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Preguntas frecuentes sobre facturas en España: